A. Ansvarlig

Vi takker for at du besøker et nettsted tilhørende Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, innført i handelsregisteret til Amtsgericht Braunschweig under nr. HRB 100484 (“Volkswagen AG”). Her informerer vi deg om innsamlingen, behandlingen og bruken av personopplysningene dine.

B. Generell informasjon

Du kan alltid besøk nettstedene til Volkswagen AG uten å fortelle oss hvem du er. Da blir vi kun informert om følgende protokolldata automatisk:

1. Hvilket operativsystemet du bruker, hvilken nettleser du bruker, skjermoppløsningen du har valgt, og
2. dato og klokkeslett for besøket.

Så lenge avsnittene nedenfor ikke oppgir noe annet, er det kun Volkswagen AG som står for databehandlingen.

C. Innsamling, behandling og bruk av personopplysningene dine

I. Bruk av nettskjemaet

På nettstedet privacy.volkswagen.com har du mulighet til komme med forespørsler i henhold til GDPR (f.eks. forespørsler om innsyn og retting) om personopplysningene dine som Volkswagen AG behandler ved hjelp av nettskjemaet.Dataene som oppgis i denne sammenhengen (se avsnitt «II. Behandlede opplysninger») brukes av oss utelukkende for å behandle forespørselen din og for å identifisere og legitimere opplysningene dine. Behandlingen utføres for å oppfylle en rettslig forpliktelse som Volkswagen AG er underlagt (jf. art. 6 nr. 1, pkt. 1 bokstav c GDPR). Volkswagen AG bruker, såfremt nødvendig, den såkalte Double-Opt-In-Prosedyren til å bekrefte din forespørsel og e-postadresse. Da får du tilsendt en e-post til den oppgitte e-postadressen med forespørsel om å bekrefte. I forbindelse med double opt in-prosedyren dokumenterer vi følgende opplysninger:

• IP-adresse, dato og klokkeslett for innsending av nettskjemaet
• IP-adresse, dato og klokkeslett for bekreftelse av double opt in-e-posten

Hvis beskyttelseskravene til opplysningene dine krever valg av et sikkerhetsspørsmål, inkludert et svar på din forespørsel, vil du bli bedt om å oppgi denne tilleggsinformasjonen når du fyller ut nettskjemaet. 

Hvis du ikke lenger ønsker at Volkswagen AG behandler forespørselen din, kan du sende en e-post til privacy@volkswagen.de og trekke tilbake denne forespørselen.

Når du bruker nettskjemaet, blir det opprettet en kryptert forbindelse mellom din enhet og vår server. Sikkerhetstiltakene våre er topp moderne og forbedres fortløpende i henhold til den teknologiske utviklingen.

II. Behandlede opplysninger

Nedenfor forklarer vi nærmere hvorfor vi trenger personopplysningene dine i forbindelse med en forespørsel:

Navn: Hele navnet ditt brukes til å bestemme personopplysningene som behandles hos Volkswagen AG. I tillegg brukes navnet ditt til å identifisere deg som person og eventuelt til å legitimere eierskap over ett eller flere kjøretøy.

Fødselsdato: Fødselsdatoen din brukes til å identifisere deg som person samt bestemme personopplysningene som behandles. Kombinasjonen av fornavn, etternavn og fødselsdato gjør at vi kan utføre en korrekt identifisering, ettersom disse opplysningene som regel finnes på alle internasjonale legitimasjonspapirer. Dermed kan vi forsikre oss om at ingen av personopplysningene dine havner hos uautorisert tredjepart.

Adresse: Adressen din (med de obligatoriske opplysningene gateadresse, postnummer, sted og land) brukes til å bestemme personopplysningene dine som behandles hos Volkswagen AG. I tillegg brukes adressen (med de obligatoriske opplysningene nevnt over) til å identifisere deg som person og eventuelt til å legitimere eierskap over ett eller flere kjøretøy. Vi trenger også adressen din dersom vi i forbindelse med forespørselen trenger å kommunisere med deg per post.

Firmaadresse: Adressen din (med de obligatoriske opplysningene: Firmanavn, gateadresse, postnummer, sted og land) brukes til å bestemme personopplysningene dine som behandles hos Volkswagen AG. I tillegg brukes adressen din (sammen med den nevnte obligatoriske opplysningene) til å identifisere deg som person og eventuelt kommunisere med deg per post om forespørselen din.

Volkswagen ID / e-postadresse: Hvis du har en forespørsel om personopplysningene samt de tilhørende digitale tjenestene som er lagret i den sentrale Volkswagen ID-brukerkontoen, trenger vi e-postadressen du har lagret som Volkswagen ID. Hvis du ikke har noen sentral Volkswagen ID-brukerkonto, kan du angi e-postadressen din. Din Volkswagen ID eller e-postadresse brukes til å bestemme personopplysningene som behandles hos Volkswagen AG, til double opt in-prosedyren og til å kommunisere med deg, f.eks. tilbakemeldinger om forespørselen din. Hvis du vil oppgi flere Volkswagen ID-er/e-postadresser, må du sende en ny innsynsforespørsel.

Ansettelsesnummer: Ansettelsesnummeret ditt brukes til å identifisere deg som person samt bestemme personopplysningene dine som behandles i forbindelse med ansettelsesforholdet. Kombinasjonen av fornavn, etternavn og ansettelsesnummer gjør det mulig for oss å utføre korrekt identifisering. Dermed kan vi forsikre oss om at ingen av personopplysningene dine havner hos uautorisert tredjepart.

Konsernselskap: Hvis du er eller har vært ansatt i et konsernselskap, trenger vi opplysninger om hvilket konsernselskap du arbeider eller har arbeidet i for å kunne identifisere deg raskt og tydelig.

Brukernavn: Hvis du har sendt en søknad til Volkswagen AG, brukes brukernavnet ditt til å identifisere deg som person samt bestemme personopplysningene som behandles. Kombinasjonen av fornavn, etternavn og brukernavn gjør det mulig for oss å utføre korrekt identifisering. Dermed kan vi forsikre oss om at ingen av personopplysningene dine havner hos uautorisert tredjepart.

Kundenummer / -ID: Hvis du som registrert har inngått en flåtekundekontrakt med Volkswagen AG eller er ansatt hos en flåte- og flåtekunde, trenger vi kundenummeret/-ID-en din for identifikasjonsformål og for å finne frem til personopplysningene som behandles om deg i våre systemer.

D.U.N.S. Nummer / B2B-profil-ID eller konsernbruker-ID: Hvis du er en partner på ONE.Konzern Business Plattform (www.vwgroupsupply.com) og er eller var en leverandør eller tjenesteleverandør til Volkswagen AG ,trenger vi din B2B-profil-ID eller konsernbruker-ID for å identifisere deg og for å fastslå hvilke personopplysninger som behandles i Volkswagen AG.

Understellsnummer: Hvis du har en forespørsel til personopplysninger forbundet med et understellsnummer (VIN), trenger vi de tilhørende understellsnumrene fra deg samt det tidsrommet (start og slutt på eierskapet) som du er berettiget for. For å kontrollere om du er berettiget, trenger vi et eierskapsbevis fra deg eller et samtykke/en tillatelse fra den enkelte kjøretøyeieren (ID-kort). På dokumentene som beviser eierskapet, må du skjule (sladde) unødvendige opplysninger, se Informasjonsblad om anonymisering.

III. Legitimasjon ved leasing av kjøretøy

For å kunne gi deg informasjon om personopplysninger for det angitte kjøretøyet som du ikke er eier av, trenger vi et samtykke/en tillatelse fra den enkelte kjøretøyeieren for leaseperioden.

Vi bruker samtykkeerklæringen (art. 6 avsn. 1 bokstav a i GDPR, art. 6, avsn. 1, bokstav c i GDPR), som er lagret på nettsiden privacy.volkswagen.com, fra kjøretøyeieren for å kunne entydig tilordne personopplysninger fra kjøretøyet til din person. I forbindelse med innhenting av samtykket behandles følgende opplysninger om kjøretøyeieren for å kunne legitimere og eventuelt oppta kontakt under behandlingen av saken din: kjøretøyeierens etternavn, fornavn og adresse, understellsnummer (VIN) samt et telefonnummer eller også en e-postadresse.

Fra oppdragsgiver samler vi inn navn, fødselsdato og tidsrom for bruk av kjøretøyet for å kunne tilordne kjøretøyet til dennes person.

IV. Oppbevaringsperiode for saken din

Kommunikasjonen med deg blir dokumentert hos Volkswagen AG i fem år, inklusive personopplysningene du bruke til å overlevere saken til Volkswagen AG. Behandlingen er basert på en interesseavveiing i henhold til art. 6 avsn. 1 bokstav f i GDPR. Volkswagen AG representerer da følgende interesser: I forbindelse med lagringsfristen gjør dokumentering av saken din det mulig at vi kan kontrollere og behandle tilbakemeldinger og klager fra din side raskere, samt at vi kan gjenbruke den gjennomførte identifiseringen og legitimeringen for å utøve videre rettigheter for registrerte, slik at du slipper å gjøre dette flere ganger innenfor dette tidsrommet.

V. Digital datautlevering

For å kunne gi deg tilgang på innsynsrapporten eller en kopi av opplysningene elektronisk har du mulighet til å bruke nedlastingsportalen på nettstedet vårt. Du får tilgang ved å skrive inn din forespørsel-ID  i forbindelse med et engangspassord som vi sender deg per post. Hvis du vil logge deg inn enda en gang, må du av sikkerhetsmessige årsaker be om et nytt engangspassord. Alternativt har du mulighet til å logge deg på med innloggingsdataene til din Volkswagen ID.

Hvis beskyttelseskravene til opplysningene dine krever valg av et sikkerhetsspørsmål, inkludert et svar på din forespørsel, vil du bli bedt om å oppgi denne tilleggsinformasjonen ved registrering i nedlastingsportalen. 

Opplysningene er tilgjengelige for nedlasting i 30 dager før de automatisk slettes.

VI. Bruk av din Volkswagen ID

For å anvende noen av funksjonene på nettstedet kan du bruke en Volkswagen ID-brukerkonto hos Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Tyskland, i handelsregisteret til Amtsgericht Braunschweig under nr. HRB 100484 (“Volkswagen AG”). Med Volkswagen ID-en kan du logge deg på en rekke tjenester (f.eks. nettsteder eller applikasjoner) fra Volkswagen AG og tredjeparter. Den fungerer som sentral brukerkonto der du kan administrere opplysningene dine sentralt. Databehandlingen som er nødvendig for dette, utføres i forbindelse med en avtale (jfr. art. 6 avsn. 1 bokstav b i GDPR). Til registreringen trengs e-postadressen din og et passord du velger selv. Se den omfattende personvernerklæringen som gjelder for Volkswagen ID. Denne finner du på https://vwid.vwgroup.io/data-privacy.

Hvis det trengs opplysninger fra Volkswagen ID-brukerkontoen din for å kunne bruke noen av funksjonene på nettstedet, vil vi første gang du logger deg på nettstedet, vise til hvilke opplysninger du må oppgi for den enkelte funksjonen eller tjenesten i din Volkswagen ID. Samtykket ditt til dette utgår etter tre år.

VII. Identifisering ved hjelp av POSTIDENT-prosedyren

Hvis vi ikke kan identifisere deg entydig i systemene til Volkswagen AG, blir det nødvendig med flere identifiseringstiltak for å forsikre oss om at vi ikke utleverer personopplysninger til uautoriserte tredjeparter. Volkswagen AG bruker da POSTIDENT-prosedyren til Deutsche Post AG, som gir deg mulighet til å identifisere deg med videochat eller på en postfilial innen fire uker etter vårt varsel. Når denne prosessen er fullført, overleverer Deutsche Post AG identifikasjonsdataene dine til oss, og disse bruker vi kun til å fastslå din identitet. Når identifikasjonen er fullført, sletter vi personopplysningene dine som er behandlet i forbindelse med POSTIDENT. Du finner informasjon om databehandlingen utført av vår identifiseringspartner Deutsche Post AG i forbindelse med POSTIDENT-prosedyren her: https://www.deutschepost.de/en/p/postident/postident-datenschutzhinweise.html

VIII. Bruk av databehandlere

For å kunne oppfylle våre juridiske plikter samt utføre våre egne legitime interesser bruker vi databehandlere. Vi har inngått tilsvarende databehandleravtaler med dem. Opplysningene du oppgir, vil i hovedsak behandles innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområde (EØS). Ved tekniske systemfeil som ikke kan løses i den ordinære støtteprosessen, kan tilgang til persondata utenfor EØS ikke utelukkes. For å sikre at personopplysningene er tilstrekkelig beskyttet, inngår Volkswagen AG avtale med mottakere i usikre tredjeland i tråd med de avtaleklausulene som er standard i EU. EUs standard kontraktsklausuler som brukes finner du på EU-kommisjonens nettside via URL-en https://eur-lex.europa.eu/legal-content/de/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914..

Følgende databehandlere brukes for å kunne behandle og dokumentere saken din:

• Volkswagen Group Services GmbH
• Salesforce.com Germany GmbH
• Microsoft Ireland Operations Limited
• Volkswagen Software Asset Management GmbH

Følgende databehandler brukes for å identifisere registrerte personer:

• Deutsche Post AG

Følgende databehandler brukes som teknisk støtte til IT-systemet:

• Arlanis Reply AG
• COMbridge IT Consulting GmbH
• NTT DATA Deutschland GmbH

Følgende databehandlere brukes til å være vert for dataene:

• Salesforce.com Germany GmbH
• Microsoft Ireland Operations Limited
• Volkswagen Software Asset Management GmbH

D. Bruk av Data-Breach-Hotline

Du har mulighet til å si fra om mulig personvernbrudd utført av Volkswagen AG ved hjelp av Data-Breach-Hotline. Vi behandler opplysningene dine som du gir oss tilgang til når du tar kontakt og melder fra om mulige personvernbrudd, telefonisk eller elektronisk. Disse omfatter særlig følgende opplysninger:

• navnet ditt
• adressen din (jobb eller privat)
• andre kontaktopplysninger, særlig telefonnumre og e-postadresser
• eventuelt opplysninger om oppdrags- eller arbeidsgiveren din
• kunde- eller leverandørnummer og andre identifikasjonsopplysninger
• andre opplysninger om deg vi har mottatt i forbindelse med personvernbruddet

I forbindelse med meldingen fra deg behandler vi også bestemte tilleggsopplysninger som er nødvendige for at vi skal kunne oppfylle våre plikter som følger av meldingen om personvernbrudd, eller som du meddeler oss. Disse opplysningene omfatter i særdeleshet:

• opplysninger fra korrespondanse (per brevpost eller elektronisk) mellom deg og oss
• opplysninger fra annen elektronisk (f.eks. elektroniske skjemaer) eller telefonisk kommunikasjon
• personopplysninger som vi allerede har lagret om deg eller oppdragsgiveren din fra opplysninger som allerede er tilgjengelige hos Volkswagen AG

Disse opplysningene behandler vi kun dersom det er nødvendig for å kunne oppfylle våre juridiske plikter eller en avtale eller kontraktsforhold inngått med deg eller oppdragsgiveren din, eller dersom vi har en legitim interesse i dette eller du har samtykket til databehandlingen.

Personopplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder (f.eks. offentlige kontorer, internett) behandler vi kun når dette er juridisk tillatt, for eksempel fordi dette er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle forpliktelsene våre.

I. Formål

Opplysningene som er oppgitt i denne sammenhengen, bruker vi utelukkende med det formål å kunne behandle meldingen din samt identifisere og legitimere det du har oppgitt (art. 6, avsn. 1 s. 1 bokstav c i GDPR). Som ansvarlig i henhold til GDPR er vi underlagt en rekke kontroll-, meldings- og opplysningsplikter iht. art. 33 og art. 34 i GDPR.

II. Videreformidling av opplysninger

Vi gir ikke dine personopplysninger videre til tredjepart, med følgende unntak:

• Du har samtykket til en slik overføring av personopplysninger
• Lovmessige bestemmelser og/eller offentlige pålegg eller rettsavgjørelser har berettiget eller forpliktet oss til en overføring av personopplysninger.
• Videreformidlingen av opplysninger er nødvendig for å kunne oppfylle et kontraktsforhold.

Vi viser i den forbindelse til følgende overføringer av personopplysninger:

1. Overføring av personopplysninger til tilknyttede virksomheter for å oppklare og forhindre personvernbrudd
For å behandle i særlig grad konsernovergripende personvernbrudd vil vi i enkelttilfeller overføre personopplysninger til virksomheter [i Tyskland og EØS] som er konserntrettslig tilknyttet Volkswagen AG i henhold til § 15 i den tyske aksjeloven (AktG).

2. Overføring av personopplysninger til leverandører og kunder
I enkelttilfeller overfører vi også opplysningene dine til leverandører og kunder samt samarbeidspartnere, dersom dette er nødvendig for å utbedre eller minimere risikoen ved personvernbrudd, eller dersom du har samtykket til dette.

3. Overføring av personopplysninger til myndigheter
Hvis vi må overføre opplysningene dine til ansvarlige myndigheter for å oppfylle våre plikter iht. art. 33 og art. 34 i GDPR, eller hvis vi blir bedt om dette av de ansvarlige myndighetene, kommer vi til å overføre disse opplysningene.

III. Oppbevaringsperiode for saken din

Volkswagen AG lagrer kommunikasjonen med deg inklusive personopplysningene dine ved meldinger om mulige personvernbrudd i 6 kalenderår pluss én dag. Behandlingen er basert på en interesseavveiing i henhold til art. 6 avsn. 1 bokstav f i GDPR. Interessene til Volkswagen AG er her håndheving og forsvar i tilfelle juridiske krav.

IV. Bruk av en databehandler

For å kunne oppfylle våre juridiske plikter, samt utføre våre egne legitime interesser, bruker vi databehandlere. Saken din behandles av Volkswagen Group Services GmbH.

E. Bruk av informasjonskapsler

Volkswagen AG bruker forskjellige informasjonskapsler på nettstedet sitt. Informasjonskapsler er små filer med konfigurasjonsinformasjon som er lagret på din enhet. Informasjonskapsler kan i utgangspunktet deles inn i tre kategorier.

1. For funksjonaliteten til nettstedet er såkalte funksjons-informasjonskapsler avgjørende. Behandlingen av funksjons-informasjonskapsler er nødvendig for at du skal kunne besøke nettstedet (jf. art. 6. avsn. 1 bokstav b GDPR).
   
   
2. Såkalte komfort-informasjonskapsler, som f.eks. lagrer språkinnstillingene dine, øker bekvemmeligheten ved besøk på et nettsted. Det rettslige grunnlaget for komfort-informasjonskapsler er en legitim interesse (art. 6 avsn. 1 bokstav f GDPR). Den legitime interessen ligger i å gi et nivå av komfort ved ditt besøk på nettstedet. Du kan når som helst motsette deg databehandlingen med fremtidig virkning. Du finner mer informasjon om dette under avsnitt F om dine rettigheter.
   
   
3. Såkalte sporings-informasjonskapsler brukes til å lage en pseudonymisert brukerprofil. Sporings-informasjonskapsler settes bare hvis besøkende på nettstedet har gitt sitt samtykke (art. 6, avsn. 1 bokstav a GDPR). Samtykke gis via det såkalte informasjonskapsel-banneret, som må klikkes aktivt.
   Du finner mer informasjon om hvordan du trekker tilbake samtykket ditt, under avsnitt F om dine rettigheter.

Du finner mer informasjon om informasjonskapslene våre i retningslinjene for informasjonskapsler på vårt nettsted privacy.volkswagen.com.

F. Dine rettigheter

Du kan når som helst kostnadsfritt gjøre rettighetene nedenfor gjeldende overfor Volkswagen AG. Du finner mer informasjon om utøvelse av rettighetene dine under avsnitt G.

Rett til innsyn: Du har rett til å motta informasjon fra oss om behandlingen av dine personopplysninger.

Rett til retting: Du har rett til å kreve at vi retter opp uriktige eller ufullstendige personopplysninger som gjelder deg.

Rett til sletting: Hvis betingelsene i artikkel 17 i GDPR er til stede, har du rett til å kreve at opplysningene dine slettes. Den sier blant annet at du kan kreve at opplysningene dine slettes dersom de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Du kan også kreve sletting hvis vi behandler opplysningene dine på grunnlag av ditt samtykke og du trekker tilbake samtykket.

Rett til begrensning av behandlingen: Hvis betingelsene i artikkel 18 i GDPR er til stede, har du rett til å kreve at behandlingen av dine opplysninger begrenses. Det er for eksempel tilfellet hvis du bestrider riktigheten av opplysningene dine. Du kan da kreve at behandlingen begrenses mens riktigheten av opplysningene kontrolleres.

Rett til å protestere: Hvis behandlingen utføres på grunnlag av en legitim interesse hos Volkswagen AG eller tredjepart eller har offentlig interesse eller gjelder utøvelse av offentlig makt, har du rett til å protestere mot at opplysningene dine behandles, av grunner som gir seg av din spesielle situasjon. I tilfelle du protesterer, ber vi deg om å informere oss om årsakene til at du protesterer på databehandlingen.
Du har også rett til å motsette deg databehandling for direkte markedsføringsformål. Dette gjelder også profilering i den grad det er relatert til direkte reklame.

Rett til dataportabilitet: Hvis databehandlingen skjer på grunnlag av samtykke eller i forbindelse med en avtale, og dessuten skjer automatisk, har du rett til å få utlevert opplysningene dine i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format og overføre dem til en annen databehandler.

Angrerett: Hvis databehandlingen er basert på samtykke, har du rett til når som helst kostnadsfritt å tilbakekalle databehandlingen i forbindelse med et samtykke med framtidig virkning.

Klagerett: Du har også rett til å klage til en tilsynsmyndighet (f.eks. Statskommisjonæren for databeskyttelse i Niedersachsen, i Norge: Datatilsynet) om at vi behandler opplysningene dine. For øvrig kan du bruke sivilretten til å gjøre krav gjeldende.

G. Din kontaktperson

Kontaktperson for å utøve dine rettigheter

Du finner kontaktperson for å utøve dine rettigheter og ytterligere informasjon på følgende nettsted privacy.volkswagen.com.

Personvernombud

Vårt personvernombud er tilgjengelig som kontaktperson for alle saker som gjelder personvern:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
TYSKLAND
dataprivacy@volkswagen.de

 

Utgave per Mai 2024